Přerušovaná čára:

Dotazníky (RFP) – jsou jako nabité výzvy k podání nabídek a odpovědi dodavatelů na ně mohou tvořit spíše plán toho, jak bude projekt probíhat, než jen kolik bude stát. Při přípravě odpovědi na některý z těchto dokumentů je tedy důležité vědět, jak RFP souvisí se zakázkou, co udělá dobrý dojem na vlastníky a jak odborníci zpracovávají návrhy v reakci na tyto žádosti.

„Smlouva je do značné míry vázána na podmínky RFP,“ říká právník John-Patrick Curran, partner společnosti Sive Paget & Riesel v New Yorku, což znamená, že dodavatelé je musí pečlivě prostudovat a věnovat stejnou péči svým odpovědím.

Co je to RFP?

Proces RFP se obvykle liší od poptávky po tvrdé nabídce tím, že vlastník někdy využívá RFP k tomu, aby od uchazečů získal úroveň detailů, které nejsou řešeny v jiných typech nabídkových příležitostí.

„Proces RFP se obvykle využívá u projektů, kde návrh projektu nemusí být zcela dokončen, takže vlastník hledá stavební partnery, kteří by spolupracovali na vytvoření plánu realizace projektu,“ řekl Jorge Moros, viceprezident a ředitel pro rozvoj podnikání společnosti Plaza Construction v Miami.

Pro tento účel může RFP, řekl Joshua Levy, partner společnosti Husch Blackwell v Milwaukee, obsahovat otázky týkající se:

• Přístupu dodavatele k řízení projektu.
• Kdo bude tvořit projektový tým.
• Jaké zkušenosti má společnost s informačním modelováním budov (BIM).
• Vlastnická struktura.
• Profily minulých podobných projektů.
• Jaký plán kontroly kvality bude dodavatel realizovat.
• Metody kontroly nákladů a časového harmonogramu.
• Přístup, který společnost používá ve vztahu k řídicím orgánům.
• Obecný popis hlavních rysů projektu, pokud budou práce prováděny na základě smlouvy o projektování a stavbě.
• Plány a specifikace, pokud má vývoj již návrh.

A seznam může pokračovat. V době, kdy stavební společnost odpoví na všechny otázky v takto podrobném RFP, je pravděpodobné, že bude mít plně propracovaný plán útoku, pokud projekt vyhraje.

Podle Levyho samozřejmě existují i menší projekty, které také používají RFP, a tyto dokumenty mohou být přizpůsobeny potřebám vlastníka.

RFP může obsahovat také kopii smlouvy, řekl Curran, a předložením návrhu se zhotovitel pravděpodobně zaváže k podmínkám této smlouvy. V těchto případech je rozumné nechat RFP přezkoumat právníkem stejně jako jakoukoli jinou stavební smlouvu.

Levy řekl, že by rád viděl, kdyby více vlastníků zahrnovalo smlouvy do RFP, což by podle něj dalo všem stranám čas na řešení otázek ohledně smlouvy dlouho předtím, než nastane čas zadání projektu.

To by pro dodavatele nemělo představovat problém, řekl Curran, pokud dostanou dostatek času na to, aby si smlouvu prošli a vyjádřili své námitky ještě před uplynutím lhůty pro podání nabídek.

Další aspekty

Dodavatelé si však musí dávat pozor na další nepříliš zřejmé části RFP – ty, které mohou potenciálně ovlivnit smlouvu, kterou bude muset vítězný uchazeč podepsat. Například, řekl Curran, vyplněný a předložený formulář nabídky může být považován za nabídku, a jakmile ji vlastník přijme, strany mohou mít smlouvu založenou na odpovědích v RFP. Pokud dodavatel ustoupí od některého z bodů obsažených v nabídce, vlastník by mohl nabídku odmítnout. Obvykle se však o těchto položkách obvykle jedná tam a zpět, řekl.

Příklad navrhované personální zajištění projektu. Některé RFP chtějí podrobnosti o tom, kdo bude součástí týmu, včetně projektového dozoru. Do zahájení projektu však může zbývat šest i více měsíců a bylo by nereálné předvídat, kdo bude součástí týmu terénního dozoru. Takový závazek také nedokáže předvídat oprávněné personální změny.

Englewood Construction, řekl Chuck Taylor, provozní ředitel společnosti, měl kdysi klienta, který chtěl do smlouvy napsat jméno terénního supervizora. Společnost Englewood vysvětlila, že tento člověk měl sice vynikající projektové schopnosti, ale měl ve zvyku vyhrožovat, že odejde, pokud mu nebudou poskytnuty neplánované výhody a navýšení platu.

„My jako firma nemůžeme být rukojmími,“ řekl Taylor. Vysvětlili tedy situaci zákazníkovi, který souhlasil a dal společnosti Englewood volnost při hledání jiného správce. „Byl to naprosto transparentní proces se zákazníkem,“ řekl.

Podle Taylora je lepší být se zákazníkem v této nebo jakékoliv jiné odpovědi na RFP upřímný, než prostě souhlasit s tím, co chce zákazník slyšet, ale pak pokračovat v práci bez ohledu na smlouvu, když se práce rozbíhají.

„Nemůžete dělat návnadu,“ řekl zhotovitel. „Není to fér vůči klientovi a je to krátkozraký způsob podnikání.“

Většina klientů, dodal, chápe tyto a další zvláštnosti stavebního procesu a je ochotna jednat o rozumných požadavcích.

Existují však informace, které by majitel mohl chtít, ale neměl by je dostat, dokud není podepsána smlouva. „Někdy se zdržujeme poskytováním určitých proprietárních informací v úvodní odpovědi na RFP,“ řekl Moros. „Místo toho uvedeme, že určité dokumenty nebo informace budou poskytnuty po zadání projektu.“

Pro společnost Englewood tyto proprietární informace podle Taylora zahrnují jména subdodavatelů a jejich nabídky.

„Pokud stále soutěžíme s ostatními generálními dodavateli, musíme naše subinformace zadržet, dokud nám nebude zadána zakázka,“ řekl. Společnost Englewood udržuje tuto složku své nabídky v tajnosti, protože se setkala s (ojedinělými) bezohlednými klienty, kteří se snažili sestavit své vlastní „stínové“ týmy s využitím subdodavatelů uvedených v RFP.

Další červené vlajky

Další potenciální právní pastí, na kterou by si dodavatelé měli dát pozor, je podle Currana formulace, která uvádí, že nenavržení změn v poskytnuté vzorové smlouvě znamená přijetí při podání nabídky. Pokud má zhotovitel čas na to, aby jej nechal přezkoumat právníkem, pak to nemusí být problém.

„Ale jinak,“ řekl, „si prostě nemyslím, že je to dobrý nápad. Je to skoro jako forma šikany.“

Jako by vlastník, řekl Curran, vysílal, že má ekonomickou převahu s formulací, která zhotovitelům říká, že pokud budou pokračovat ve smlouvě, jsou s ní svázáni. „Takhle by se prostě začínat nemělo,“ řekl. „Vlastník musí přesně vědět, co za utracené peníze dostane, a zhotovitel musí přesně vědět, co za zaplacené peníze udělá.“

Proces RFP může být také ideální příležitostí pro zhotovitele, aby udělali krok zpět a zvážili, zda do projektu opravdu chtějí jít.

Plaza Construction, jak uvedl Moros, byla vyzvána, aby odpověděla na RFP na projekty, které neodpovídají jejímu poměru rizika a odměny, a tak je společnost vynechává.

Taylor také uvedl: „V případě konkurenčních nabídek, pokud existuje otázka, na kterou nedokážeme odpovědět, pravděpodobně do takové RFP nepatříme.“

Ale někdy je na této frontě s vlastníkem prostor pro machinace. Řekl například, že Englewood v posledních pěti letech nerealizoval žádný projekt z prefabrikovaného betonu. Pokud se tedy společnost rozhodne o tento druh prací znovu usilovat, může nabídka RFP obsahovat otázku, která požaduje podrobnosti o prefabrikovaných projektech společnosti Englewood za poslední tři roky. V takovém případě by společnost poskytla své relevantní zkušenosti a nechala by vlastníka rozhodnout, zda to není příliš dlouhá doba.

Co vlastníci chtějí

Z pohledu vlastníka existuje několik pravidel, na která by dodavatelé, kteří postupují s nabídkou, měli při vyplňování RFP pamatovat, říká Kelly Noel, systémový viceprezident pro zařízení ve společnosti Advocate Aurora Health Care v Milwaukee.

V první řadě by si dodavatelé měli přečíst a dodržovat pokyny RFP. „To se zdá být velmi základní, ale je to pro mě první ukazatel toho, jak silné jsou vaše komunikační schopnosti,“ řekla. Je to také příležitost, aby byli všichni na stejné vlně, pokud jde o interpretaci požadavků RFP.

Co se týče odpovědí, měly by být podle ní důkladné, promyšlené a odrážet pochopení účelu, poslání a hodnot vlastníka a ukázat, jak práce tyto cíle posílí nebo pomůže naplnit.

Kromě toho je důležitý i telefonát nebo e-mail. Pokud se vyskytnou nejasnosti – na co se RFP ptá, pravidla týkající se stránkových limitů, zda odkaz na multimediální prezentace může nahradit písemnou odpověď a podobně – pak je vyjasnění případných otázek s vlastníkem chytřejší než pouhé předložení dokumentu a doufání v to nejlepší.

Po zařazení do užšího výběru mají dodavatelé další šanci udělat dobrý dojem prostřednictvím pohovoru, ale není čas na bezvýznamnou show. „Lidé, kteří tam jsou, by měli mít důvod, proč tam jsou,“ řekla Kelly, „a v průběhu pohovoru by měli být schopni vysvětlit, proč jsou v místnosti.“

„Vždy máme omezený čas a přivést lidi, se kterými nikdy nebudu mít interakci, není užitečné.“

Pohovor je podle ní také příležitostí pro dodavatele, jak se odlišit po ukončení papírového procesu. „Je to naše jediná příležitost, jak získat takový ten pocit, zda bude vztah fungovat,“ řekla Kelly. „Tolik z toho, co žádáme v RFP, je ujištění, že můžete zaškrtnout minimální políčka. To, co můžete předvést osobně při těchto pohovorech, je to, jak budete realizovat náš celkový projekt a jak bude vztah po celou dobu úspěšný.“

Seriál Dotted Line vám přináší AIA Contract Documents®, uznávaný lídr v oblasti projektových a stavebních smluv. Chcete-li se dozvědět více o více než 200 jejich smlouvách a získat přístup k bezplatným zdrojům, navštivte jejich webové stránky zde. Společnost AIA Contract Documents nemá žádný vliv na zpravodajství Construction Dive v rámci článků a obsah neodráží názory nebo stanoviska Amerického institutu architektů, společnosti AIA Contract Documents ani jejích zaměstnanců.