Die gepunktete Linie: Was eine erfolgreiche Ausschreibung ausmacht

Ausschreibungen – sie sind wie überladene Einladungen zur Angebotsabgabe, und die Antworten der Auftragnehmer darauf können die Grundlage für die Durchführung des Projekts bilden, und nicht nur für die Höhe der Kosten. Wenn Sie also eine Antwort auf eines dieser Dokumente vorbereiten, ist es wichtig zu wissen, wie sich Ausschreibungen auf den Vertrag beziehen, was bei Bauherren einen guten Eindruck hinterlässt und wie Experten mit Vorschlägen auf diese Anfragen umgehen.

„Der Vertrag ist weitgehend an die Bedingungen der Ausschreibung gebunden“, sagt Rechtsanwalt John-Patrick Curran, Partner bei Sive Paget & Riesel in New York, was bedeutet, dass Auftragnehmer sie sorgfältig prüfen und bei ihren Antworten die gleiche Sorgfalt walten lassen müssen.

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung unterscheidet sich typischerweise von einer festen Ausschreibung dadurch, dass der Bauherr manchmal eine Ausschreibung nutzt, um von den Bietern eine Detailgenauigkeit zu erhalten, die bei anderen Arten von Ausschreibungen nicht gegeben ist.

„Der Ausschreibungsprozess wird im Allgemeinen für Projekte genutzt, bei denen die Planung des Projekts noch nicht vollständig abgeschlossen ist, so dass der Bauherr nach Baupartnern sucht, die zusammenarbeiten, um einen Ausführungsplan für das Projekt zu entwickeln“, sagt Jorge Moros, Vizepräsident und Direktor für Geschäftsentwicklung bei Plaza Construction in Miami.

Zu diesem Zweck könnte eine Ausschreibung, so Joshua Levy, Partner bei Husch Blackwell in Milwaukee, Fragen zu folgenden Punkten enthalten:

• Der Ansatz des Auftragnehmers beim Projektmanagement.
• Wer das Projektteam bilden wird.
• Welche Erfahrungen das Unternehmen mit Building Information Modeling (BIM) hat.
• Eigentümerstruktur.
• Profile von früheren ähnlichen Projekten.
• Welche Art von Qualitätskontrollplan der Auftragnehmer umsetzen wird.
• Methoden der Kosten- und Terminkontrolle.
• Wie das Unternehmen mit den Behörden umgeht.
• Eine allgemeine Beschreibung der Hauptmerkmale des Projekts, wenn die Arbeiten im Rahmen eines Design-Build-Vertrags durchgeführt werden.
• Pläne und Spezifikationen, wenn für das Projekt bereits ein Entwurf vorliegt.

Und die Liste geht weiter. Wenn ein Bauunternehmen alle Fragen in einer solch detaillierten Ausschreibung beantwortet hat, wird es wahrscheinlich einen vollständigen Angriffsplan haben, wenn es das Projekt gewinnt.

Natürlich gibt es auch kleinere Projekte, für die Ausschreibungen verwendet werden, sagte Levy, und diese Dokumente können auf die Bedürfnisse des Eigentümers zugeschnitten werden.

Die Ausschreibung kann auch eine Kopie des Vertrags enthalten, sagte Curran, und die Einreichung eines Angebots wird den Auftragnehmer wahrscheinlich an die Bedingungen dieses Vertrags binden. In diesen Fällen ist es ratsam, die Ausschreibung wie jeden anderen Bauvertrag von einem Anwalt prüfen zu lassen.

Levy sagte, er würde es begrüßen, wenn mehr Bauherren die Verträge in die Ausschreibungen einbeziehen würden, damit alle Parteien Zeit hätten, Fragen zum Vertrag zu klären, lange bevor das Projekt vergeben wird.

Das sollte für die Auftragnehmer kein Problem darstellen, so Curran, solange sie genügend Zeit haben, den Vertrag durchzugehen und vor Ablauf der Angebotsfrist Einwände zu erheben.

Weitere Überlegungen

Aber die Auftragnehmer müssen auch auf andere, nicht so offensichtliche Abschnitte der Ausschreibung achten, die sich möglicherweise auf den Vertrag auswirken können, den der erfolgreiche Bieter unterzeichnen muss. So könnte beispielsweise das ausgefüllte und eingereichte Angebotsformular als Angebot betrachtet werden, und sobald der Eigentümer es annimmt, könnten die Parteien einen Vertrag auf der Grundlage der Antworten in der Ausschreibung abschließen, so Curran. Wenn ein Auftragnehmer bei einem der im Angebot enthaltenen Punkte einen Rückzieher macht, kann der Bauherr das Angebot ablehnen. Normalerweise gebe es jedoch ein Hin und Her bei diesen Punkten, sagte er.

Zum Beispiel die vorgeschlagene Personalausstattung für das Projekt. In einigen Ausschreibungen werden Einzelheiten zu den Teammitgliedern, einschließlich der Projektleiter, verlangt. Das Projekt könnte jedoch noch sechs oder mehr Monate vom ersten Spatenstich entfernt sein, und es wäre unrealistisch, vorherzusagen, wer zum Aufsichtsteam vor Ort gehören wird. Eine solche Verpflichtung berücksichtigt auch keine legitimen personellen Veränderungen.

Englewood Construction, so Chuck Taylor, der Betriebsleiter des Unternehmens, hatte einmal einen Kunden, der den Namen des Bauleiters in den Vertrag aufnehmen wollte. Englewood erklärte, dass diese Person zwar über ausgezeichnete Projektfähigkeiten verfügte, aber die Angewohnheit hatte, mit der Kündigung zu drohen, wenn er keine außerplanmäßigen Vergünstigungen und Gehaltserhöhungen erhielt.

„Wir als Unternehmen können nicht als Geisel gehalten werden“, sagte Taylor. Also erklärten sie die Situation dem Kunden, der zustimmte und Englewood den Spielraum gab, einen anderen Superintendenten zu finden. „Es war ein völlig transparenter Prozess mit dem Kunden“, sagte er.

Dem Kunden gegenüber offen zu sein, was diese oder jede andere Antwort auf eine Ausschreibung betrifft, so Taylor, ist besser, als einfach dem zuzustimmen, was der Kunde hören will, und dann mit der Arbeit fortzufahren, ohne sich um den Vertrag zu kümmern, wenn der Auftrag ausgeführt wird.

„Man kann keinen Köder auslegen“, sagte der Bauunternehmer. „Das ist dem Kunden gegenüber nicht fair und eine kurzsichtige Art, Geschäfte zu machen.“

Die meisten Kunden, so fügte er hinzu, verstehen diese und andere Besonderheiten des Bauprozesses und sind bereit, über vernünftige Forderungen zu verhandeln.

Aber es gibt einige Informationen, die der Bauherr vielleicht haben möchte, die er aber erst nach der Unterzeichnung des Vertrags erhalten sollte. „Manchmal halten wir uns mit der Bereitstellung bestimmter geschützter Informationen in der ersten RFP-Antwort zurück“, so Moros. „

Für Englewood, so Taylor, gehören zu diesen geschützten Informationen die Namen von Subunternehmern und deren Angebote.

„Wenn wir uns noch in einem Wettbewerb mit anderen Generalunternehmern befinden, müssen wir unsere Subunternehmerinformationen zurückhalten, bis wir den Zuschlag erhalten haben“, sagte er. Englewood hält diese Komponente seines Angebots vertraulich, weil das Unternehmen mit (seltenen) skrupellosen Kunden zu tun hatte, die versuchten, ihre eigenen „Schatten“-Teams zusammenzustellen, indem sie in der Ausschreibung aufgeführte Subunternehmer einsetzten.

Mehr rote Fahnen

Eine weitere potenzielle rechtliche Falle, auf die Auftragnehmer achten sollten, so Curran, ist eine Formulierung, die besagt, dass das Fehlen von Änderungsvorschlägen für den bereitgestellten Mustervertrag die Annahme des Angebots bedeutet. Wenn der Auftragnehmer Zeit hat, den Vertrag von einem Anwalt prüfen zu lassen, muss das kein Problem sein.

„Aber wenn das nicht der Fall ist“, so Curran, „halte ich das für keine gute Idee. Es ist fast wie eine Form von Mobbing.“

Es ist, so Curran, als ob der Eigentümer mit einer Formulierung, die den Auftragnehmern sagt, dass sie an den Vertrag gebunden sind, wenn sie weitermachen, verbreitet, dass er die wirtschaftliche Oberhand hat. „Das ist nicht der richtige Ansatz“, sagte er. „Der Bauherr muss genau wissen, was er für das Geld, das er ausgibt, bekommt, und der Auftragnehmer muss genau wissen, was er für das Geld, das er bekommt, tut.“

Der Ausschreibungsprozess kann auch die perfekte Gelegenheit für Auftragnehmer sein, einen Schritt zurückzutreten und zu überlegen, ob sie das Projekt wirklich angehen wollen.

Plaza Construction, so Moros, wurde zu Ausschreibungen für Projekte eingeladen, die nicht seinem Risiko-Ertrags-Verhältnis entsprachen, so dass das Unternehmen sie ablehnte.

Taylor sagte auch: „Wenn es in einer Ausschreibungssituation eine Frage gibt, die wir nicht beantworten können, gehören wir wahrscheinlich nicht in diese Ausschreibung.“

Aber manchmal gibt es an dieser Front Spielraum für den Eigentümer. Zum Beispiel hat Englewood in den letzten fünf Jahren kein Betonfertigteilprojekt durchgeführt, sagte er. Wenn das Unternehmen also beschließt, diese Art von Arbeit wieder zu übernehmen, könnte eine Ausschreibung eine Frage enthalten, die nach Details zu Englewoods Fertigteilprojekten der letzten drei Jahre fragt. In diesem Fall würde das Unternehmen seine einschlägige Erfahrung vorlegen und den Bauherrn entscheiden lassen, ob dies zu lange her ist.

Was Bauherren wollen

Aus der Sicht eines Bauherren gibt es ein paar Regeln, die Auftragnehmer, die ein Angebot einreichen, beim Ausfüllen der Ausschreibung beachten sollten, so Kelly Noel, System Vice President of Facilities bei Advocate Aurora Health Care in Milwaukee.

Zuallererst sollten Auftragnehmer die Anweisungen der Ausschreibung lesen und befolgen. „Das scheint sehr einfach zu sein, aber das ist mein erster Hinweis darauf, wie gut Ihre Kommunikationsfähigkeiten sind“, sagte sie. Es ist auch eine Gelegenheit, alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, was die Auslegung der Ausschreibungsanforderungen angeht.

Die Antworten sollten gründlich und durchdacht sein und ein Verständnis des Zwecks, des Auftrags und der Werte des Eigentümers widerspiegeln und zeigen, wie die Arbeit diese verbessern oder dazu beitragen wird, diese zu erfüllen.

Außerdem kann ein Anruf oder eine E-Mail viel bewirken. Wenn es Unklarheiten gibt – was in der Ausschreibung verlangt wird, Regeln bezüglich der Seitenbegrenzung, ob ein Link zu Multimedia-Präsentationen eine schriftliche Antwort ersetzen kann usw. – dann ist es klüger, alle Fragen mit dem Auftraggeber zu klären, als einfach das Dokument einzureichen und auf das Beste zu hoffen.

Wenn die Auftragnehmer in die engere Wahl kommen, haben sie eine weitere Chance, in einem Vorstellungsgespräch einen guten Eindruck zu hinterlassen, aber es ist nicht der richtige Zeitpunkt für eine bedeutungslose Show. Die Leute, die da sind, sollten einen Grund haben, warum sie da sind“, sagte Kelly, „und im Laufe des Gesprächs in der Lage sein zu erklären, warum sie in diesem Raum sind.“

„Wir haben immer nur begrenzte Zeit, und es ist nicht hilfreich, Leute mitzubringen, mit denen ich nie zu tun haben werde.“

Ein Vorstellungsgespräch, sagte sie, ist auch eine Gelegenheit für die Auftragnehmer, sich nach dem Abschluss des Papierverfahrens zu profilieren. „Es ist unsere einzige Gelegenheit, ein Gefühl dafür zu bekommen, ob die Beziehung funktionieren wird“, so Kelly. „Bei den Anforderungen in einer Ausschreibung geht es vor allem darum, sicherzustellen, dass Sie die Mindestanforderungen erfüllen. Was Sie in diesen Gesprächen persönlich liefern können, ist, wie Sie unser Gesamtprojekt umsetzen und wie die Beziehung durchgehend erfolgreich sein wird.“

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