La línea de puntos: Qué hace que una solicitud de propuestas tenga éxito

Las solicitudes de propuestas (RFP) son como invitaciones supercargadas a licitar, y las respuestas de los contratistas a las mismas pueden constituir el modelo de cómo se ejecutará el proyecto en lugar de sólo cuánto costará. Por eso, a la hora de preparar una respuesta a uno de estos documentos, es importante saber cómo se relacionan las RFP con el contrato, qué es lo que dará una buena impresión a los propietarios y cómo manejan los expertos las propuestas en respuesta a estas solicitudes.

«El contrato está ligado en gran medida a los términos de la RFP», dijo el abogado John-Patrick Curran, socio de Sive Paget Riesel en Nueva York, lo que significa que los contratistas deben revisarlos cuidadosamente y tener el mismo nivel de cuidado con sus respuestas.

¿Qué es una RFP?

Una RFP normalmente difiere de una solicitud de oferta dura en que el propietario a veces utiliza una RFP para obtener un nivel de detalle de los licitadores que no se aborda en otros tipos de oportunidades de licitación.

«El proceso de RFP se utiliza generalmente para los proyectos en los que el diseño del proyecto puede no ser totalmente completa, por lo que un propietario está buscando socios de la construcción para trabajar juntos para desarrollar un plan de ejecución para el proyecto», dijo Jorge Moros, vicepresidente y director de desarrollo de negocios en Plaza Construction en Miami.

Para ello, un RFP, dijo Joshua Levy, socio de Husch Blackwell en Milwaukee, podría incluir preguntas sobre:

• El enfoque del contratista para la gestión del proyecto.
• Quiénes formarán el equipo del proyecto.
• Qué experiencia tiene la empresa con el modelado de información de edificios (BIM).
• Estructura de la propiedad.
• Perfiles de proyectos similares anteriores.
• Qué tipo de plan de control de calidad aplicará el contratista.
• Métodos de control de costes y plazos.
• El enfoque que la empresa utiliza con las autoridades gobernantes.
• Una descripción general de las principales características del proyecto si el trabajo se realizará bajo un contrato de diseño-construcción.
• Planos y especificaciones si el desarrollo ya tiene un diseño.

Y la lista continúa. Cuando una empresa de construcción responde a todas las preguntas de una solicitud de propuestas tan detallada, es probable que tenga un plan de ataque totalmente desarrollado si gana el proyecto.

Por supuesto, hay proyectos más pequeños que también utilizan solicitudes de propuestas, dijo Levy, y esos documentos pueden ser adaptados para satisfacer las necesidades del propietario.

La solicitud de propuestas también puede contener una copia del contrato, dijo Curran, y la presentación de una propuesta probablemente comprometerá al contratista a los términos de ese contrato. En estos casos, es conveniente que un abogado revise la solicitud de propuestas como lo haría con cualquier otro contrato de construcción.

Levy dijo que le gustaría que más propietarios incluyeran los contratos en las solicitudes de propuestas, lo que, según él, daría a todas las partes tiempo para abordar las preguntas sobre el contrato mucho antes de que llegue el momento de adjudicar el proyecto.

Eso no debería suponer un problema para los contratistas, dijo Curran, siempre y cuando se les dé suficiente tiempo para revisar el contrato y expresar sus objeciones antes de la fecha límite de la licitación.

Otras consideraciones

Pero los contratistas deben estar atentos a otras secciones no tan obvias de la RFP, que pueden afectar potencialmente al contrato que se espera que firme el adjudicatario. Por ejemplo, según Curran, el formulario de licitación cumplimentado y enviado podría considerarse una oferta y, una vez que el propietario la acepte, las partes podrían firmar un contrato basado en las respuestas de la RFP. Si un contratista se echa atrás en alguno de los puntos incluidos en la oferta, el propietario podría rechazarla. Sin embargo, por lo general, se producen algunas idas y venidas con respecto a estos elementos, dijo.

Por ejemplo, el personal propuesto para el proyecto. Algunas solicitudes de propuestas quieren detalles sobre quiénes formarán parte del equipo, incluidos los superintendentes del proyecto. Pero el proyecto podría estar a seis o más meses de iniciarse, y sería poco realista predecir quién formará parte del equipo de supervisión sobre el terreno. Un compromiso de este tipo tampoco anticipa un cambio legítimo de personal.

Englewood Construction, dijo Chuck Taylor, director de operaciones de la empresa, tuvo una vez un cliente que quería escribir el nombre del superintendente de campo en el contrato. Englewood explicó que, aunque esta persona tenía excelentes aptitudes para los proyectos, tenía la costumbre de amenazar con dimitir si no se le daban prebendas y aumentos de sueldo no programados.

«Nosotros, como empresa, no podemos ser rehenes», dijo Taylor. Así que explicaron la situación al cliente, que estuvo de acuerdo y dio a Englewood la libertad de encontrar otro superintendente. «Fue un proceso completamente transparente con el cliente», dijo.

Ser franco con el cliente sobre esa o cualquier otra respuesta a la solicitud de propuestas, dijo Taylor, es preferible a simplemente aceptar lo que el cliente quiere oír, pero luego seguir con el trabajo sin tener en cuenta el contrato cuando el trabajo se pone en marcha.

«No se puede hacer un cebo y cambiar», dijo el contratista. «No es justo para el cliente y es una forma miope de hacer negocios».

La mayoría de los clientes, añadió, entienden estas y otras peculiaridades del proceso de construcción y están dispuestos a negociar peticiones razonables.

Pero hay cierta información que el propietario puede querer pero que no debe obtener hasta que se firme el contrato. «A veces, en la respuesta inicial a la solicitud de propuestas, nos abstenemos de facilitar cierta información confidencial», explica Moros. «Para Englewood, esta información confidencial, según Taylor, incluye los nombres de los subcontratistas y sus ofertas.

«Si seguimos compitiendo con otros contratistas generales, tenemos que retener la información de nuestros subcontratistas hasta que se nos adjudique el contrato», dijo. Englewood mantiene la confidencialidad de ese componente de su propuesta porque la empresa se ha enfrentado a clientes (raramente) sin escrúpulos que intentan formar sus propios equipos «en la sombra» utilizando a los subcontratistas que figuran en la solicitud de propuestas.

Más banderas rojas

Otra posible trampa legal a la que los contratistas deben estar atentos, dijo Curran, es el lenguaje que indica que el hecho de no proponer cambios en el modelo de contrato proporcionado constituye una aceptación tras la presentación de la propuesta. Si el contratista tiene tiempo para que lo revise un abogado, entonces no tiene por qué ser un problema.

«Pero, aparte de eso», dijo, «no creo que sea una buena idea. Es casi como una forma de intimidación»

Es como si el propietario, dijo Curran, estuviera transmitiendo que tiene la ventaja económica con un lenguaje que dice a los contratistas que están atrapados con el contrato si siguen adelante. «No es la manera de empezar», dijo. «El propietario debe saber exactamente lo que obtiene por el dinero que gasta, y el contratista debe saber exactamente lo que hace por el dinero que se le paga».

El proceso de solicitud de ofertas también puede ser la oportunidad perfecta para que los contratistas den un paso atrás y consideren si realmente quieren seguir adelante con el proyecto.

Plaza Construction, dijo Moros, ha sido invitada a responder a licitaciones para proyectos que no se ajustan a su relación riesgo-recompensa, por lo que la empresa pasa de ellos.

Taylor también dijo: «En una situación de oferta competitiva, si hay una pregunta que no podemos responder, probablemente no pertenecemos a esa RFP».

Pero a veces hay margen de maniobra con el propietario en ese frente. Por ejemplo, dijo, Englewood no ha hecho un proyecto de hormigón prefabricado en los últimos cinco años. Así que si la empresa decide volver a realizar ese tipo de trabajo, una solicitud de ofertas podría incluir una pregunta que pidiera detalles sobre los proyectos de prefabricados de Englewood de los últimos tres años. En ese caso, la empresa proporcionaría su experiencia pertinente y dejaría que el propietario decidiera si ha pasado demasiado tiempo.

Lo que quieren los propietarios

Desde la perspectiva del propietario, hay algunas reglas que los contratistas que avanzan con una propuesta deben recordar al completar la RFP, dijo Kelly Noel, vicepresidente del sistema de instalaciones de Advocate Aurora Health Care en Milwaukee.

En primer lugar, los contratistas deben leer y seguir las indicaciones de la RFP. «Eso parece muy básico, pero es la primera indicación de la solidez de sus habilidades de comunicación», dijo. También es una oportunidad para que todo el mundo esté de acuerdo con la interpretación de los requisitos de la licitación.

En cuanto a las respuestas, dijo, deben ser exhaustivas, reflexivas y reflejar una comprensión del propósito, la misión y los valores del propietario y mostrar cómo el trabajo mejorará o ayudará a cumplirlos.

Además, una llamada telefónica o un correo electrónico también son de gran ayuda. Si hay alguna duda -lo que pide la solicitud de ofertas, las normas sobre el límite de páginas, si un enlace a presentaciones multimedia puede sustituir a una respuesta escrita, etc.-, aclarar cualquier cuestión con el propietario es más inteligente que limitarse a presentar el documento y esperar lo mejor.

Una vez preseleccionados, los contratistas tienen otra oportunidad de causar una buena impresión a través de una entrevista, pero no es el momento de un espectáculo sin sentido. «Las personas que están allí deben tener un propósito para estar allí», dijo Kelly, «y en el transcurso de esa entrevista ser capaces de explicar por qué están en la sala.

«Siempre tenemos un tiempo limitado y traer a personas con las que nunca voy a tener interacción no es útil».

Una entrevista, dijo, es también una oportunidad para que los contratistas se diferencien después de que el proceso de papel esté completo. «Es la única oportunidad que tenemos para saber si la relación va a funcionar», dijo Kelly. «Gran parte de lo que pedimos en una RFP es asegurarse de que se pueden marcar las casillas mínimas. Lo que puedes entregar en persona en esas entrevistas es cómo vas a entregar nuestro proyecto en general y cómo la relación va a ser exitosa en todo momento.»

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