Pisteviiva:

Tarjouspyynnöt (RFP) – ne ovat ikään kuin ylikuormitettuja tarjouspyyntöjä, ja urakoitsijoiden vastaukset niihin voivat muodostaa suunnitelman siitä, miten hanke toteutetaan, eikä niinkään siitä, kuinka paljon se tulee maksamaan. Kun valmistelet vastausta tällaiseen asiakirjaan, on tärkeää tietää, miten tarjouspyynnöt liittyvät urakkaan, mikä tekee hyvän vaikutuksen omistajiin ja miten asiantuntijat käsittelevät näihin pyyntöihin liittyviä ehdotuksia.

”Sopimus on pitkälti sidottu tarjouspyynnön ehtoihin”, sanoo asianajaja John-Patrick Curran, New Yorkissa sijaitsevan Sive Paget & Riesel -yhtiön osakas, mikä tarkoittaa, että urakoitsijoiden on tarkasteltava niitä huolellisesti ja suhtauduttava vastauksiinsa samalla huolellisuudella.”

Mikä on tarjouspyyntö?

Tarjouspyyntö eroaa tyypillisesti kovasta tarjouspyynnöstä siinä, että omistaja käyttää joskus tarjouspyyntöä saadakseen tarjoajilta sellaisia yksityiskohtia, joita ei käsitellä muunlaisissa tarjouspyynnöissä.

”Tarjouspyyntöprosessia hyödynnetään yleensä hankkeissa, joissa hankkeen suunnittelu ei välttämättä ole vielä täysin valmis, joten omistaja etsii rakennuskumppaneita, jotka voivat työskennellä yhdessä kehittääkseen projektin toteutussuunnitelman”, sanoo Jorge Moros, Miamissa sijaitsevan Plaza Construction -yhtiön varapresidentti ja liiketoiminnan kehittämisen johtaja.

Tässä tarkoituksessa tarjouspyyntö, sanoi Joshua Levy, osakas Husch Blackwellissä Milwaukeessa, voisi sisältää kysymyksiä:

• Rakennuttajan lähestymistavasta projektinhallintaan.
• Kuka muodostaa projektiryhmän.
• Mitä kokemusta yrityksellä on rakennuksen tietomallinnuksesta (BIM).
• Omistusrakenne.
• Profiilit aiemmista vastaavista hankkeista.
• Millaisen laadunvalvontasuunnitelman urakoitsija toteuttaa.
• Kustannusten ja aikataulun valvontamenetelmät.
• Yrityksen käyttämä lähestymistapa hallintoviranomaisiin.
• Yleiskuvaus projektin pääpiirteistä, jos työ tehdään design-build-sopimuksella.
• Suunnitelmat ja eritelmät, jos rakennuskohteella on jo valmiiksi suunnitelma.

Ja lista jatkuu. Kun rakennusliike on vastannut jokaiseen kysymykseen näin yksityiskohtaisessa tarjouspyynnössä, sillä on todennäköisesti täysin valmis suunnitelma, jos se voittaa hankkeen.

Levy sanoi, että tietysti on olemassa pienempiä hankkeita, joissa käytetään myös tarjouspyyntöjä, ja nämä asiakirjat voidaan räätälöidä vastaamaan omistajan tarpeita.

Curranin mukaan tarjouspyynnössä saattaa olla myös kopio sopimuksesta, ja tarjouksen jättäminen todennäköisesti velvoittaa urakoitsijan noudattamaan sopimuksen ehtoja. Näissä tapauksissa on fiksua, että asianajaja tarkistaa tarjouspyynnön aivan kuten minkä tahansa muun rakennussopimuksen.

Levy sanoi, että hän haluaisi nähdä useampien omistajien sisällyttävän sopimukset tarjouspyyntöihin, mikä hänen mukaansa antaisi kaikille osapuolille aikaa käsitellä sopimusta koskevia kysymyksiä hyvissä ajoin ennen kuin on aika tehdä hankintasopimus.

Tämän ei pitäisi olla ongelma urakoitsijoille, Curran sanoi, kunhan heille annetaan riittävästi aikaa käydä sopimus läpi ja esittää vastalauseita ennen tarjousten jättämisen määräaikaa.

Muut näkökohdat

Mutta urakoitsijoiden on pidettävä silmällä tarjouspyynnön muita, ei niin ilmeisiä kohtia – niitä, jotka voivat mahdollisesti vaikuttaa sopimukseen, jonka voittajan odotetaan allekirjoittavan. Curranin mukaan esimerkiksi täytettyä ja lähetettyä tarjouslomaketta voidaan pitää tarjouksena, ja kun omistaja hyväksyy sen, osapuolet voivat tehdä sopimuksen tarjouspyynnön vastausten perusteella. Jos urakoitsija perääntyy jostakin tarjoukseen sisältyvästä kohdasta, omistaja voi hylätä tarjouksen. Yleensä näistä asioista kuitenkin keskustellaan jonkin verran edestakaisin, hän sanoi.

Otetaan esimerkiksi ehdotettu henkilöstöresurssi hanketta varten. Joissakin tarjouspyynnöissä halutaan yksityiskohtaisia tietoja siitä, ketkä kuuluvat tiimiin, mukaan lukien projektin valvojat. Hanke voi kuitenkin olla kuuden tai useamman kuukauden päässä pohjatöiden aloittamisesta, ja olisi epärealistista ennustaa, kuka kuuluu kenttävalvontaryhmään. Tällainen sitoumus ei myöskään ennakoi oikeutettua henkilöstövaihdosta.

Englewood Constructionilla oli kerran asiakas, joka halusi kirjata kenttätyönjohtajan nimen sopimukseen, kertoi Chuck Taylor, yhtiön operatiivinen johtaja. Englewood selitti, että vaikka tällä henkilöllä oli erinomaiset projektitaidot, hänellä oli tapana uhkailla irtisanoutumisella, jos hänelle ei annettaisi odottamattomia etuisuuksia ja palkankorotuksia.

”Meitä ei voida yrityksenä pitää panttivankeina”, Taylor sanoi. Niinpä he selittivät tilanteen asiakkaalle, joka suostui ja antoi Englewoodille liikkumavaraa löytää toinen isännöitsijä. ”Se oli täysin läpinäkyvä prosessi asiakkaan kanssa”, hän sanoi.

Tämän tai minkä tahansa muun tarjouspyyntövastauksen avoimuus asiakkaan kanssa on Taylorin mukaan parempi vaihtoehto kuin se, että suostutaan siihen, mitä asiakas haluaa kuulla, mutta sitten jatketaan töitä sopimuksesta piittaamatta, kun urakka on alkanut.

”Ei voi syöttää ja vaihtaa”, urakoitsija sanoi. ”Se ei ole reilua asiakasta kohtaan, ja se on lyhytnäköinen tapa harjoittaa liiketoimintaa.”

Useimmat asiakkaat, hän lisäsi, ymmärtävät nämä ja muut rakennusprosessin erityispiirteet ja ovat valmiita neuvottelemaan kohtuullisista pyynnöistä.

Mutta on olemassa joitakin tietoja, jotka omistaja saattaa haluta, mutta joita hänen ei pitäisi saada ennen sopimuksen allekirjoittamista. ”Joskus pidättäydymme antamasta tiettyjä luottamuksellisia tietoja alkuperäisessä tarjouspyyntövastauksessa”, Moros sanoi. ”Sen sijaan ilmoitamme, että tietyt asiakirjat tai tiedot toimitetaan, kun hanke on myönnetty.”

Englewoodin tapauksessa näihin salassa pidettäviin tietoihin kuuluvat Taylorin mukaan aliurakoitsijoiden nimet ja heidän tarjouksensa.

”Jos olemme edelleen kilpailutuksessa muita pääurakoitsijoita vastaan, meidän on pidätettävä aliurakoitsijoita koskevat tietomme, kunnes saamme sopimuksen”, hän sanoi. Englewood pitää tarjouksensa tämän osan luottamuksellisena, koska yritys on ollut tekemisissä (harvoin) häikäilemättömien asiakkaiden kanssa, jotka yrittävät koota omia ”varjojoukkojaan” käyttäen tarjouspyynnössä lueteltuja aliurakoitsijoita.

Lisää punaista lippua

Toinen potentiaalinen juridinen ansa, jota urakoitsijoiden tulisi Curranin mukaan pitää silmällä, on kieli, jonka mukaan muutosten tekemättä jättäminen toimitettuun sopimusesimerkkiin merkitsee hyväksyntää tarjouksen jättämisen yhteydessä. Jos urakoitsijalla on aikaa antaa se asianajajan tarkistettavaksi, sen ei tarvitse olla ongelma.

”Mutta muuten”, hän sanoi, ”en vain usko, että se on hyvä idea”. Se on melkein kuin eräänlaista kiusaamista.”

Curran sanoi, että omistaja ikään kuin lähettäisi, että sillä on taloudellinen yliote kielellä, joka kertoo urakoitsijoille, että he jäävät kiinni sopimukseen, jos he jatkavat eteenpäin. ”Se ei vain ole oikea tapa aloittaa”, hän sanoi. ”Omistajan on tiedettävä tarkalleen, mitä se saa käyttämistään rahoista, ja urakoitsijan on tiedettävä tarkalleen, mitä se tekee maksamillaan rahoilla.”

Tarjouspyyntöprosessi voi myös olla urakoitsijoille täydellinen tilaisuus ottaa askel taaksepäin ja miettiä, haluavatko he todella ryhtyä hankkeeseen.

Plaza Constructionia on Morosin mukaan pyydetty vastaamaan tarjouspyyntöihin hankkeista, jotka eivät ole sen riski-tuotto-suhteen mukaisia, joten yritys jättää ne väliin.

Taylor sanoi myös: ”Tarjouskilpailutilanteessa, jos on kysymys, johon emme osaa vastata, emme luultavasti kuulu kyseiseen tarjouspyyntöön.”

Mutta joskus omistajan kanssa on liikkumavaraa tällä rintamalla. Hänen mukaansa esimerkiksi Englewood ei ole tehnyt betonielementtihanketta viimeisen viiden vuoden aikana. Jos yritys siis päättää ryhtyä uudelleen tällaisiin töihin, tarjouspyyntöön saatetaan sisällyttää kysymys, jossa pyydetään tietoja Englewoodin betonielementtihankkeista viimeisten kolmen vuoden ajalta. Tällöin yritys toimittaisi asiaa koskevan kokemuksensa ja antaisi omistajan päättää, onko siitä kulunut liian kauan.

Mitä omistajat haluavat

Omistajan näkökulmasta on olemassa muutama sääntö, jotka tarjouksen kanssa eteenpäin menevien urakoitsijoiden tulisi muistaa, kun he täyttävät tarjouspyyntöä, sanoi Kelly Noel, Milwaukeessa sijaitsevan Advocate Aurora Health Care -yhtiön tilojen järjestelmän varajohtaja Kelly Noel.

Ensisijaisesti urakoitsijoiden tulisi lukea ja noudattaa tarjouspyynnön ohjeita. ”Se kuulostaa hyvin yksinkertaiselta, mutta se on ensimmäinen osoitus siitä, kuinka vahvat viestintätaitosi ovat”, hän sanoi. Se on myös tilaisuus saada kaikki samalle sivulle tarjouspyynnön vaatimusten tulkinnan osalta.

Vastausten tulisi hänen mukaansa olla perusteellisia ja harkittuja, ja niiden tulisi heijastaa ymmärrystä omistajan tarkoituksesta, missiosta ja arvoista sekä osoittaa, miten työ parantaa tai auttaa saavuttamaan ne.

Lisäksi puhelinsoitto tai sähköposti riittää pitkälle. Jos on epäselvyyksiä – mitä tarjouspyynnössä kysytään, sivurajoja koskevat säännöt, voiko linkki multimediaesityksiin korvata kirjallisen vastauksen ja niin edelleen – on fiksumpaa selventää mahdolliset kysymykset omistajan kanssa kuin vain lähettää asiakirja ja toivoa parasta.

Kun urakoitsijat ovat päässeet karsintalistalle, heillä on vielä yksi tilaisuus tehdä hyvä vaikutelma haastattelussa, mutta se ei ole merkityksettömän show’n aika. ”Ihmisillä, jotka ovat paikalla, pitäisi olla tarkoitus olla siellä”, Kelly sanoi, ”ja haastattelun aikana pystyä selittämään, miksi he ovat huoneessa.”

”Meillä on aina rajallinen aika, ja sellaisten ihmisten tuominen, joiden kanssa en koskaan tule olemaan vuorovaikutuksessa, ei ole hyödyllistä.”

Haastattelu on hänen mukaansa urakoitsijoille myös tilaisuus erottautua toisistaan sen jälkeen, kun paperiprosessi on valmis. ”Se on ainoa tilaisuutemme saada tuntuma siitä, toimiiko suhde”, Kelly sanoi. ”Tarjouspyynnössä kysytään niin paljon sen varmistamista, että voitte ruksata minimiruudut. Se, mitä voitte tarjota henkilökohtaisesti näissä haastatteluissa, on se, miten aiotte toteuttaa koko projektin ja miten suhde onnistuu koko ajan.”

The Dotted Line -sarjan tarjoaa sinulle AIA Contract Documents®, joka on tunnustettu johtaja suunnittelu- ja rakennussopimusten alalla. Jos haluat lisätietoja heidän yli 200 sopimuksestaan ja päästä käsiksi ilmaisiin resursseihin, käy heidän verkkosivustollaan täällä. AIA Contract Documentsilla ei ole vaikutusta Construction Diven artikkeleissa tapahtuvaan uutisointiin, eikä sisältö vastaa American Institute of Architectsin, AIA Contract Documentsin tai sen työntekijöiden näkemyksiä tai mielipiteitä.