La linea tratteggiata: Cosa rende un RFP di successo

Richieste di proposte (RFP) – sono come inviti a presentare offerte sovralimentate, e le risposte degli appaltatori possono formare il modello di come il progetto sarà gestito piuttosto che solo quanto costerà. Quindi, quando si prepara una risposta a uno di questi documenti, è importante sapere come le RFP sono collegate al contratto, cosa farà una buona impressione sui proprietari e come gli esperti gestiscono le proposte in risposta a queste richieste.

“Il contratto è in gran parte legato ai termini della RFP”, ha detto l’avvocato John-Patrick Curran, un partner di Sive Paget & Riesel a New York, il che significa che gli appaltatori devono esaminarli attentamente e prendere lo stesso livello di cura con le loro risposte.

Che cosa è una RFP?

Una RFP differisce tipicamente da una richiesta di offerta rigida in quanto il proprietario a volte usa una RFP per ottenere un livello di dettaglio dagli offerenti che non viene affrontato in altri tipi di opportunità di offerta.

“Il processo RFP viene generalmente utilizzato per progetti in cui il design del progetto potrebbe non essere completamente completo, quindi un proprietario sta cercando partner di costruzione per lavorare insieme per sviluppare un piano di esecuzione del progetto”, ha detto Jorge Moros, vice presidente e direttore dello sviluppo aziendale presso Plaza Construction a Miami.

A tal fine, una RFP, ha detto Joshua Levy, partner di Husch Blackwell a Milwaukee, potrebbe includere domande su:

• L’approccio del contraente alla gestione del progetto.
• Chi comporrà il team del progetto.
• Quale esperienza ha l’azienda con la modellazione delle informazioni di costruzione (BIM).
• Struttura della proprietà.
• Profili di progetti simili passati.
• Che tipo di piano di controllo della qualità l’appaltatore implementerà.
• Metodi di controllo dei costi e dei tempi.
• L’approccio che l’azienda usa con le autorità governative.
• Una descrizione generale delle caratteristiche principali del progetto se il lavoro sarà eseguito sotto un contratto di design-build.
• Piani e specifiche se lo sviluppo ha già un design.

E la lista continua. Nel momento in cui un’impresa di costruzioni risponde ad ogni domanda in un RFP così dettagliato, è probabile che abbia un piano d’attacco completamente elaborato se vince il progetto.

Naturalmente, ci sono progetti più piccoli che usano anche RFP, ha detto Levy, e quei documenti possono essere adattati per soddisfare i bisogni del proprietario.

L’RFP potrebbe anche contenere una copia del contratto, ha detto Curran, e presentando una proposta probabilmente l’appaltatore si impegna a rispettare i termini di quel contratto. In questi casi, è intelligente avere un avvocato che esamina la RFP proprio come si farebbe con qualsiasi altro contratto di costruzione.

Levy ha detto che gli piacerebbe vedere più proprietari includere i contratti nelle RFP, che ha detto che darebbe a tutte le parti il tempo di affrontare le domande sul contratto ben prima che sia il momento di aggiudicare il progetto.

Questo non dovrebbe rappresentare un problema per gli appaltatori, ha detto Curran, fintanto che viene dato loro abbastanza tempo per esaminare il contratto e le obiezioni della voce prima della scadenza dell’offerta.

Altre considerazioni

Ma gli appaltatori devono tenere d’occhio altre sezioni non così ovvie della RFP – quelle che possono potenzialmente influenzare il contratto che l’offerente vincitore dovrà firmare. Per esempio, ha detto Curran, il modulo d’offerta compilato e presentato potrebbe essere considerato un’offerta, e una volta che il proprietario l’accetta, le parti potrebbero avere un contratto basato sulle risposte nella RFP. Se un appaltatore fa marcia indietro su qualsiasi elemento incluso nell’offerta, il proprietario potrebbe rifiutare l’offerta. Normalmente, però, c’è di solito un po’ di avanti e indietro su questi elementi, ha detto.

Prendiamo il personale proposto per il progetto, per esempio. Alcune RFP vogliono dettagli su chi farà parte della squadra, compresi i sovrintendenti del progetto. Ma il progetto potrebbe essere a sei o più mesi dall’inizio dei lavori, e non sarebbe realistico prevedere chi farà parte del team di supervisione sul campo. Un tale impegno non riesce anche ad anticipare un legittimo cambio di personale.

Englewood Construction, ha detto Chuck Taylor, il direttore delle operazioni dell’azienda, una volta ha avuto un cliente che voleva scrivere il nome del sovrintendente sul campo nel contratto. Englewood ha spiegato che, sebbene questo individuo avesse eccellenti capacità progettuali, aveva l’abitudine di minacciare di andarsene se non gli venivano concessi vantaggi non previsti e aumenti di stipendio.

“Noi, come azienda, non possiamo essere tenuti in ostaggio”, ha detto Taylor. Così hanno spiegato la situazione al cliente, che ha accettato e ha dato a Englewood la latitudine di trovare un altro sovrintendente. “È stato un processo completamente trasparente con il cliente”, ha detto.

Essere in anticipo con il cliente su quella o qualsiasi altra risposta RFP, ha detto Taylor, è preferibile ad accettare qualsiasi cosa il cliente voglia sentire ma poi portare avanti il lavoro senza considerare il contratto mentre il lavoro è in corso.

“Non si può fare un’esca e cambiare”, ha detto l’appaltatore. “Non è giusto per il cliente, ed è un modo miope di fare affari”.

La maggior parte dei clienti, ha aggiunto, capisce queste e altre peculiarità del processo di costruzione e sono disposti a negoziare richieste ragionevoli.

Ma ci sono alcune informazioni che il proprietario potrebbe volere ma non dovrebbe ottenere fino alla firma del contratto. “A volte ci tratteniamo dal fornire certe informazioni proprietarie nella risposta iniziale della RFP”, ha detto Moros. “Per Englewood, queste informazioni proprietarie, ha detto Taylor, includono i nomi dei subappaltatori e le loro offerte.

“Se siamo ancora in un’offerta competitiva contro altri appaltatori generali, dobbiamo trattenere le nostre informazioni sui sub fino a quando non ci viene assegnato il contratto”, ha detto. Englewood mantiene quella componente della sua proposta confidenziale perché l’azienda ha avuto a che fare con (rari) clienti senza scrupoli che cercano di mettere insieme le proprie squadre “ombra” usando i sub elencati nella RFP.

Altre bandiere rosse

Un’altra potenziale trappola legale che gli appaltatori dovrebbero tenere d’occhio, ha detto Curran, è il linguaggio che indica che la mancata proposta di modifiche al contratto campione fornito costituisce l’accettazione alla presentazione della proposta. Se l’appaltatore ha il tempo di farlo revisionare da un avvocato, allora non deve essere un problema.

“Ma a parte questo”, ha detto, “non penso sia una buona idea. È quasi come una forma di bullismo”

È come se il proprietario, ha detto Curran, stesse trasmettendo che ha il sopravvento economico con un linguaggio che dice agli appaltatori che sono bloccati con il contratto se vanno avanti. “Non è proprio il modo in cui si dovrebbe iniziare”, ha detto. “Il proprietario ha bisogno di sapere esattamente cosa sta ottenendo per i soldi che sta spendendo, e l’appaltatore ha bisogno di sapere esattamente cosa sta facendo per i soldi che viene pagato.”

Il processo RFP può anche essere l’occasione perfetta per gli appaltatori di fare un passo indietro e considerare se vogliono davvero seguire il progetto.

Plaza Construction, ha detto Moros, è stata invitata a rispondere a RFP per progetti che non sono in linea con il suo rapporto rischio-ricompensa, quindi l’azienda passa su di loro.

Taylor ha anche detto: “In una situazione di offerta competitiva, se c’è una domanda a cui non possiamo rispondere, probabilmente non apparteniamo a quella RFP”.

Ma a volte c’è un margine di manovra con il proprietario su quel fronte. Per esempio, ha detto, Englewood non ha fatto un progetto di calcestruzzo prefabbricato negli ultimi cinque anni. Quindi se l’azienda decide di perseguire di nuovo quel tipo di lavoro, una RFP potrebbe includere una domanda che richiede dettagli sui progetti di prefabbricazione di Englewood negli ultimi tre anni. In questo caso, l’azienda fornirebbe la sua esperienza rilevante e lascerebbe decidere al proprietario se è passato troppo tempo.

Cosa vogliono i proprietari

Dalla prospettiva del proprietario, ci sono alcune regole che gli appaltatori che vanno avanti con una proposta dovrebbero ricordare quando completano la RFP, ha detto Kelly Noel, vice presidente di sistema delle strutture presso Advocate Aurora Health Care a Milwaukee.

Prima di tutto gli appaltatori dovrebbero leggere e seguire le indicazioni della RFP. “Sembra molto elementare, ma è la mia prima indicazione di quanto siano forti le vostre capacità di comunicazione”, ha detto. È anche un’opportunità per ottenere tutti sulla stessa pagina per quanto riguarda l’interpretazione dei requisiti della RFP.

Per quanto riguarda le risposte, ha detto, dovrebbero essere complete, ponderate e riflettere una comprensione dello scopo, della missione e dei valori del proprietario e mostrare come il lavoro migliorerà o aiuterà a consegnare su quelli.

Inoltre, anche una telefonata o una e-mail va molto lontano. Se c’è incertezza – cosa chiede la RFP, le regole riguardanti i limiti di pagina, se un link a presentazioni multimediali può sostituire una risposta scritta, e così via – allora chiarire qualsiasi problema con il proprietario è più intelligente che presentare semplicemente il documento e sperare per il meglio.

Una volta selezionati, gli appaltatori hanno un’altra possibilità di fare una buona impressione attraverso un colloquio, ma non è il momento per uno spettacolo senza senso. “Le persone che sono lì dovrebbero avere uno scopo per essere lì”, ha detto Kelly, “e attraverso il corso di quel colloquio essere in grado di spiegare perché sono nella stanza.

“Abbiamo sempre un tempo limitato e portare persone che non avrò mai interazione da non è utile.”

Un colloquio, ha detto, è anche un’opportunità per gli appaltatori di differenziarsi dopo il processo di carta è completo. “È la nostra unica opportunità per avere un’idea se il rapporto funzionerà”, ha detto Kelly. “Molto di ciò che chiediamo in una RFP è assicurarsi di poter controllare le caselle minime. Quello che potete consegnare di persona in quei colloqui è come consegnerete il nostro progetto complessivo e come la relazione avrà successo per tutto il tempo”.

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