Federale voorschriften voor het proces van het beoordelingsinstrument voor bewoners

De wettelijke bevoegdheid voor het beoordelingsinstrument voor bewoners (Resident Assessment Instrument, RAI) is te vinden in de wet op de sociale zekerheid (Social Security Act), gewijzigd bij de omnibusbegrotingswet (OBRA) van 1987 in sectie 1819(f)(6)(A-B) voor Medicare en 1919(f)(6)(A-B) voor Medicaid. De Social Security Act schrijft voor dat de Secretary of the Department of Health and Human Services een instrument specificeert met kernelementen voor gebruik bij het uitvoeren van beoordelingen van verpleeghuisbewoners. Dit instrument wordt de Minimum Data Set (MDS) genoemd. Het is in de loop der jaren gegroeid tot 51 pagina’s en zal volgens het ontwerp worden uitgebreid tot 61 pagina’s op 1 oktober 2020. Verpleeghuizen die Medicare-gecertificeerd zijn, Medicaid-gecertificeerd zijn, of beide, zijn verplicht om een eerste en periodieke beoordeling uit te voeren van bewoners die in het verpleeghuis zijn opgenomen, volgens de OBRA ’87-regelgeving.

De federale voorschriften in 42 CFR 483.20(b)(1) en 483.20 (c) in de State Operations Manual (SOM), Appendix PP, vereisen dat instellingen een RAI gebruiken die is gespecificeerd door The Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS). Deze voorschriften zijn van toepassing op alle bewoners in Medicare en/of Medicaid gecertificeerde voorzieningen voor langdurige zorg, ongeacht hun betalersbron.

RAI Proces Componenten

Er zijn drie basiscomponenten voor het RAI-proces: MDS versie 3.0, het Care Area Assessment (CAA) proces, en de RAI gebruiksrichtlijnen. Het concept van de drie componenten is het verzamelen van informatie over de functionele status, sterke en zwakke punten, en voorkeuren van de bewoner. Als het proces wordt gevolgd zoals het is ontworpen, vloeit elk onderdeel over in het volgende.

• MDS: Een kernset van screening, klinische en functionele status elementen die de basis vormen van een uitgebreide beoordeling.
• CAA: De items in de MDS identificeren huidige of potentiële problemen of aandoeningen die met behulp van evidente klinische middelen kunnen helpen bepalen of het probleem of de aandoening al dan niet in een zorgplan moet worden opgenomen. De CAA is een verder onderzoek van gebieden die aanleiding geven op basis van de codering van de MDS. Het CAA-overzicht biedt een locatie om de getriggerde gebieden te identificeren en of het getriggerde gebied al dan niet zal worden verzorgd.
• Gebruiksrichtlijnen: Biedt instructies voor wanneer en hoe de RAI te gebruiken. Dit omvat voltooiingstermijnen.

Federale wettelijke vereisten voor het RAI-proces

Het RAI-proces heeft meerdere federale wettelijke vereisten in 42 CFR 483.20. Het volgende is van toepassing op F-Tag 636 in het bijzonder:

• De faciliteit moet in eerste instantie en periodiek een uitgebreide, nauwkeurige, gestandaardiseerde reproduceerbare beoordeling van de functionele capaciteit van elke bewoner uitvoeren.
• Een faciliteit moet een uitgebreide beoordeling maken van de behoeften, sterke punten, doelen, levensgeschiedenis en voorkeuren van een bewoner, met behulp van het door CMS gespecificeerde resident assessment instrument (RAI).
• De voorziening dient een alomvattende beoordeling van een bewoner uit te voeren in overeenstemming met de termijnen die zijn gespecificeerd in paragraaf (b)(2)(i) tot en met (iii) van deze paragraaf.
  • Binnen 14 kalenderdagen na opname, met uitzondering van heropnames waarbij er geen significante verandering optreedt in de fysieke of mentale toestand van de bewoner. Niet minder dan eens per 12 maanden.
• De voorziening is verantwoordelijk voor het aanpakken van alle behoeften en sterke punten van bewoners, ongeacht of het onderwerp is opgenomen in het MDS of de CAA’s.

Tijdens dit proces wordt van de voorziening verwacht dat zij de observatie en communicatie van de bewoner gebruikt als de primaire informatiebron bij het invullen van de RAI. Dit betekent dat de bewoner niet alleen wordt betrokken bij de beoordeling, maar ook bij het verwoorden van zijn doelen voor het zorgplan, indien hij daartoe in staat is. Naast de beoordeling van het dossier, directe observatie en communicatie met de bewoner, moet de instelling gebruik maken van een verscheidenheid aan andere bronnen, waaronder communicatie met bevoegd en niet-bevoegd personeel in alle ploegendiensten. Tijdens recente audits van het RAI-proces, uitgevoerd door LW Consulting, Inc., is opgemerkt dat bewoners en sommige cruciale interdisciplinaire teamleden niet betrokken zijn bij het zorgplanproces. De inspecteurs wordt geleerd om na te gaan of de voorschriften worden nageleefd. CMS heeft instrumenten ontwikkeld voor inspecteurs in een poging om het onderzoeksproces te versnellen. Deze hulpmiddelen worden Kritieke Elementen paden genoemd. Deze paden voorzien de inspecteur van vragen die hij het personeel kan stellen tijdens het onderzoeksproces. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van vragen over het kritieke pad met betrekking tot de beoordeling van de bewoner:

• Komt de informatie in het MDS overeen met de informatie die werd verkregen tijdens observaties en gesprekken met de bewoner, het personeel van de instelling, en de familie of vertegenwoordiger van de bewoner?
• Hebben de juiste gezondheidswerkers de bewoner beoordeeld? Bijvoorbeeld, is de voedingsstatus van de bewoner beoordeeld door iemand die kennis heeft van voeding en in staat is om de bewoner te beoordelen? Zo nee, waarom niet?
• Heeft de instelling een uitgebreide beoordeling uitgevoerd, met gebruik van het door CMS gespecificeerde RAI-proces, binnen de voorgeschreven termijnen (d.w.z, binnen 14 dagen na opname en ten minste jaarlijks) voor elke bewoner?
• Beoordeelde de voorziening bewoners, met behulp van de door CMS gespecificeerde driemaandelijkse beoordeling, niet minder dan eens per drie maanden, tussen uitgebreide beoordelingen in?
• Zorgde de instelling ervoor dat niemand opzettelijk en bewust MDS-beoordelingsinformatie onjuist of vals codeerde?

Gemeenschappelijke coderingsonnauwkeurigheden

Door de focus op het RAI-proces, is het noodzakelijk dat de MDS-coördinator en het interdisciplinaire team alle MDS-completatieregels en tijdschema’s begrijpen. Maar al te vaak heeft LW Consulting, Inc. heeft meerdere gebieden van codering onnauwkeurigheid zonder ondersteunende documentatie geïdentificeerd:

• CAA’s niet gewerkt of die niet de locatie en de datum van ondersteunende documentatie bevatten,
• Secties van de MDS zijn niet ondertekend als volledig op Z0400,
• Interviews zijn niet tijdig of volgens de RAI-regelgeving uitgevoerd, en
• Bij het beoordelen van de MDS-validatierapporten, is vastgesteld dat beoordelingen te laat zijn voltooid en/of ingediend.

Alle bovengenoemde punten zijn tekortkomingen die wachten om te worden aangehaald. De pathways voor kritieke elementen instrueren de inspecteur om specifieke F-tags aan te halen als niet-naleving wordt vastgesteld.

Als onderdeel van de professionele opleiding wordt clinici een probleemidentificatieproces aangeleerd. De voltooiing van het RAI-proces kan in het verpleegproces als volgt worden geconceptualiseerd:

• Beoordeling: ken de bewoner, betrek de bewoner en vertegenwoordiger
• Besluitvorming: Bepaal met betrokkenheid van de bewoner en vertegenwoordiger de ernst, de functionele impact en de reikwijdte van de klinische behoeften en aandoeningen van de bewoner. Ken de diagnose en comorbiditeit van de bewoner. Begrijp de oorzaken en het waarom van de klinische behoeften en problemen. Houdt rekening met de levensstijl, doelen en behoeften van de bewoner.
• Identificatie van resultaten: Stel specifieke doelen en uitkomsten voor de bewoner vast. Kennis van de doelen en resultaten van de bewoner helpt om te bepalen welke personeelsleden betrokken moeten worden om de resultaten te bereiken. Het betrekken van de bewoner versterkt geïndividualiseerde zorg en een beter geïnformeerde bewoner en vertegenwoordiger.
• Zorgplanning: Stel een actieplan op door de bewoner, de arts en het interdisciplinaire team te betrekken om de doelen en geïndividualiseerde resultaten te bereiken.
• Uitvoering: Zet de koers in gang.
• Evaluatie: Herzie de doelen en interventies om te identificeren of doelen en uitkomsten worden bereikt of dat het doel en/of interventies moeten worden gewijzigd.

RAI Proces Succes

De sleutel tot succes voor het RAI-proces is dat het personeel van de faciliteit de structuur van het proces begrijpt. Het proces is ontworpen om de zorg voor de bewoner te verbeteren en de kwaliteit van leven te bevorderen.

Naast de RAI-handleiding die richtlijnen geeft voor het invullen van de MDS en termijnen, biedt de Vereisten voor Deelname (RoP) ook Federal Tags die het RAI-proces regelen. Enkele van de F-Tags die afkomstig zijn uit §483.20 Resident Assessment in de State Operations Manual, Appendix PP zijn hieronder opgesomd. Het is van het grootste belang dat instellingen zowel het RAI-handboek als de State Operations Regulations kennen.

• F637 Uitgebreide beoordeling na ingrijpende wijziging
• F638 Driemaandelijkse beoordeling
• F639 Bijhouden van beoordelingen van bewoners
• F640 Codering/verzending van beoordelingen van bewoners
• F641 Nauwkeurigheid van beoordelingen
• F642 Coördinatie en certificering van beoordelingen
• F642 Coördinatie en certificering van beoordelingen
• F640 Codering en verzending van beoordelingen van bewoners
• F641 Coördinatie en certificering van beoordelingen
• F644 Coördinatie van PASARR Screening en beoordelingen
• F645 PASARR Screening voor MD/ID
• F646 MD/ID Significant Change Notification

De hierboven genoemde Federale Verordeningen zijn slechts het topje van de ijsberg als het aankomt op verordeningen en F-Tags die kunnen worden geciteerd.

Bronnen:

Als uw instelling hulp nodig heeft bij het RAI-proces, gerichte in-services of proefenquêtes, staat LW Consulting klaar om u te helpen.