Linia punctată: Ce face o cerere de ofertă de succes

Solicitările de oferte (RFP) – sunt ca niște invitații supraîncărcate la licitație, iar răspunsurile antreprenorilor la acestea pot forma planul pentru modul în care va fi derulat proiectul, mai degrabă decât doar cât va costa acesta. Așadar, atunci când pregătiți un răspuns la unul dintre aceste documente, este important să știți cum se raportează cererile de ofertă la contract, ce va face o impresie bună asupra proprietarilor și cum tratează experții propunerile ca răspuns la aceste solicitări.

„Contractul este în mare măsură legat de termenii cererii de ofertă”, a declarat avocatul John-Patrick Curran, partener la Sive Paget & Riesel din New York, ceea ce înseamnă că antreprenorii trebuie să le analizeze cu atenție și să aibă același nivel de grijă cu răspunsurile lor.

Ce este o cerere de ofertă?

O RFP diferă de obicei de o cerere de ofertă în sensul că proprietarul folosește uneori o RFP pentru a obține de la ofertanți un nivel de detalii care nu este abordat în alte tipuri de oportunități de ofertare.

„Procesul RFP este utilizat în general pentru proiecte în care este posibil ca proiectarea proiectului să nu fie complet finalizată, astfel încât un proprietar caută parteneri de construcție care să lucreze împreună pentru a dezvolta un plan de execuție pentru proiect”, a declarat Jorge Moros, vicepreședinte și director de dezvoltare a afacerilor la Plaza Construction din Miami.

În acest scop, o cerere de ofertă, a declarat Joshua Levy, partener la Husch Blackwell în Milwaukee, ar putea include întrebări despre:

• Abordarea antreprenorului la gestionarea proiectului.
• Cine va alcătui echipa de proiect.
• Ce experiență are compania în ceea ce privește modelarea informațiilor despre clădiri (BIM).
• Structura de proprietate.
• Profile de proiecte similare anterioare.
• Ce fel de plan de control al calității va pune în aplicare antreprenorul.
• Metode de control al costurilor și al calendarului.
• Abordarea pe care compania o folosește cu autoritățile guvernamentale.
• O descriere generală a principalelor caracteristici ale proiectului, dacă lucrarea va fi realizată în cadrul unui contract de proiectare-construcție.
• Plante și specificații dacă dezvoltarea are deja un proiect.

Și lista continuă. În momentul în care o companie de construcții răspunde la fiecare întrebare dintr-o astfel de cerere de ofertă detaliată, este probabil că va avea un plan de atac complet pus la punct dacă va câștiga proiectul.

Desigur, există proiecte mai mici care folosesc, de asemenea, cereri de ofertă, a spus Levy, iar aceste documente pot fi adaptate pentru a satisface nevoile proprietarului.

Cererea de ofertă ar putea conține, de asemenea, o copie a contractului, a spus Curran, iar depunerea unei propuneri probabil va angaja antreprenorul la termenii acelui contract. În aceste cazuri, este inteligent ca un avocat să revizuiască RFP-ul la fel cum ar face-o cu orice alt contract de construcție.

Levy a spus că ar dori să vadă mai mulți proprietari să includă contractele în RFP-uri, ceea ce, în opinia sa, ar oferi tuturor părților timp pentru a răspunde la întrebări despre contract cu mult înainte de momentul atribuirii proiectului.

Aceasta nu ar trebui să reprezinte o problemă pentru antreprenori, a spus Curran, atâta timp cât li se acordă suficient timp pentru a parcurge acel contract și pentru a exprima obiecții înainte de termenul limită de depunere a ofertelor.

Alte considerații

Dar antreprenorii trebuie să fie atenți la alte secțiuni nu atât de evidente ale cererii de ofertă – cele care pot avea un potențial impact asupra contractului pe care ofertantul câștigător va trebui să îl semneze. De exemplu, a spus Curran, formularul de ofertă completat și trimis ar putea fi considerat o ofertă, iar odată ce proprietarul o acceptă, părțile ar putea avea un contract bazat pe răspunsurile din RFP. În cazul în care un contractant revine asupra oricărui element inclus în ofertă, proprietarul ar putea respinge oferta. În mod obișnuit, totuși, există de obicei unele reveniri și reveniri cu privire la aceste elemente, a spus el.

Căutați, de exemplu, personalul propus pentru proiect. Unele cereri de ofertă doresc detalii despre cine va face parte din echipă, inclusiv superintendenți de proiect. Dar proiectul ar putea fi la șase sau mai multe luni distanță de începerea lucrărilor și ar fi nerealist să se prevadă cine va face parte din echipa de supervizare pe teren. De asemenea, un astfel de angajament nu reușește să anticipeze o schimbare legitimă de personal.

Englewood Construction, a declarat Chuck Taylor, directorul de operațiuni al companiei, a avut odată un client care dorea să scrie numele superintendentului de teren în contract. Englewood a explicat că, deși această persoană avea abilități excelente în ceea ce privește proiectele, avea obiceiul de a amenința că va demisiona dacă nu i se acordă avantaje neprogramate și creșteri salariale.

„Noi, ca afacere, nu putem fi ținuți ostatici”, a spus Taylor. Așa că au explicat situația clientului, care a fost de acord și i-a dat lui Englewood libertatea de a găsi un alt superintendent. „A fost un proces complet transparent cu clientul”, a spus el.

Să fii sincer cu clientul în legătură cu acest răspuns sau cu orice alt răspuns la cererea de ofertă, a spus Taylor, este de preferat să fii de acord cu tot ceea ce clientul vrea să audă, dar apoi să continui lucrarea fără să ții cont de contract, pe măsură ce lucrarea este în curs de desfășurare.

„Nu poți face o momeală și un schimb”, a spus antreprenorul. „Nu este corect față de client și este un mod miop de a face afaceri.”

Majoritatea clienților, a adăugat el, înțeleg aceste și alte particularități ale procesului de construcție și sunt dispuși să negocieze cereri rezonabile.

Dar există unele informații pe care proprietarul le-ar putea dori, dar nu ar trebui să le obțină până la semnarea contractului. „Uneori ne abținem să furnizăm anumite informații de proprietate în răspunsul inițial la cererea de ofertă”, a spus Moros. „În schimb, precizăm că anumite documente sau informații vor fi furnizate la atribuirea proiectului.”

Pentru Englewood, aceste informații de proprietate, a spus Taylor, includ numele subcontractanților și ofertele acestora.

„Dacă suntem încă într-o licitație competitivă împotriva altor antreprenori generali, trebuie să reținem informațiile despre subcontractanți până când ne este atribuit contractul”, a spus el. Englewood păstrează confidențială această componentă a propunerii sale, deoarece firma a avut de-a face cu clienți (rareori) lipsiți de scrupule care încearcă să își alcătuiască propriile echipe „din umbră” folosind subcontractanții enumerați în cererea de ofertă.

Mai multe semnale de alarmă

O altă potențială capcană legală la care antreprenorii ar trebui să fie atenți, a spus Curran, este limbajul care indică faptul că lipsa propunerii de modificări la modelul de contract furnizat constituie acceptarea la depunerea propunerii. Dacă antreprenorul are timp să o facă să fie revizuită de un avocat, atunci nu trebuie să fie o problemă.

„Dar, în afară de asta”, a spus el, „pur și simplu nu cred că este o idee bună. Este aproape ca o formă de intimidare.”

Este ca și cum proprietarul, a spus Curran, transmite că are avantajul economic cu un limbaj care le spune antreprenorilor că sunt blocați cu contractul dacă merg mai departe. „Pur și simplu nu este modul în care ar trebui să se înceapă”, a spus el. „Proprietarul trebuie să știe exact ce primește pentru banii pe care îi cheltuiește, iar antreprenorul trebuie să știe exact ce face pentru banii pe care îi primește.”

Procesul RFP poate fi, de asemenea, ocazia perfectă pentru antreprenori de a face un pas înapoi și de a se gândi dacă doresc cu adevărat să meargă după proiect.

Plaza Construction, a spus Moros, a fost invitată să răspundă la cereri de ofertă pentru proiecte care nu sunt în concordanță cu raportul său risc-recompensă, astfel încât compania trece peste ele.

Taylor a mai spus: „Într-o situație de licitație competitivă, dacă există o întrebare la care nu putem răspunde, probabil că nu avem ce căuta în acea cerere de ofertă.”

Dar uneori există spațiu de manevră cu proprietarul pe acest front. De exemplu, a spus el, Englewood nu a făcut un proiect de prefabricate din beton în ultimii cinci ani. Deci, dacă compania decide să urmărească din nou acest tip de lucrări, o cerere de ofertă ar putea include o întrebare care să solicite detalii despre proiectele de prefabricate ale Englewood din ultimii trei ani. În acest caz, compania ar furniza experiența sa relevantă și ar lăsa proprietarul să decidă dacă a trecut prea mult timp.

Ce doresc proprietarii

Din perspectiva unui proprietar, există câteva reguli pe care antreprenorii care merg mai departe cu o propunere ar trebui să le țină minte atunci când completează RFP-ul, a declarat Kelly Noel, vicepreședinte de sistem al instalațiilor la Advocate Aurora Health Care din Milwaukee.

În primul rând, antreprenorii ar trebui să citească și să urmeze instrucțiunile din RFP. „Pare foarte elementar, dar acesta este primul meu indiciu despre cât de puternice sunt abilitățile dumneavoastră de comunicare”, a spus ea. Este, de asemenea, o oportunitate de a pune pe toată lumea pe aceeași lungime de undă în ceea ce privește interpretarea cerințelor RFP.

În ceea ce privește răspunsurile, a spus ea, acestea ar trebui să fie amănunțite, bine gândite și să reflecte o înțelegere a scopului, misiunii și valorilor proprietarului și să arate modul în care lucrarea va îmbunătăți sau va contribui la îndeplinirea acestora.

În plus, un apel telefonic sau un e-mail este, de asemenea, foarte util. Dacă există incertitudini – ce se cere în cererea de ofertă, regulile privind limitele de pagini, dacă un link către prezentări multimedia poate înlocui un răspuns scris și așa mai departe – atunci clarificarea oricăror probleme cu proprietarul este mai inteligentă decât trimiterea documentului și speranța că va fi bine.

După ce au fost preselectați, contractanții au o altă șansă de a face o impresie bună printr-un interviu, dar nu este momentul pentru un spectacol fără sens. „Oamenii care sunt acolo ar trebui să aibă un scop pentru a fi acolo”, a spus Kelly, „și pe parcursul interviului să fie capabili să explice de ce se află în încăpere.

„Întotdeauna avem un timp limitat și aducerea unor oameni cu care nu voi avea niciodată interacțiune nu este de ajutor.”

Un interviu, a spus ea, este, de asemenea, o oportunitate pentru contractori de a se diferenția după ce procesul documentelor este finalizat. „Este singura noastră oportunitate de a obține acea senzație de instinct pentru a ști dacă relația va funcționa”, a spus Kelly. „Atât de mult din ceea ce cerem într-o cerere de ofertă este să ne asigurăm că puteți bifa căsuțele minime. Ceea ce puteți oferi în persoană, în cadrul acestor interviuri, este modul în care veți livra proiectul nostru general și cum va fi reușită relația pe tot parcursul acestuia.”

Seria Dotted Line vă este oferită de AIA Contract Documents®, un lider recunoscut în domeniul contractelor de proiectare și construcție. Pentru a afla mai multe despre cele peste 200 de contracte ale lor și pentru a accesa resurse gratuite, vizitați site-ul lor aici. AIA Contract Documents nu are nicio influență asupra acoperirii de către Construction Dive în cadrul articolelor, iar conținutul nu reflectă punctele de vedere sau opiniile Institutului American al Arhitecților, ale AIA Contract Documents sau ale angajaților săi.

.